Girl Scouts of Japan

A kihívás

A Girl Scouts of Japan 47 helyi tanácsból álló és mintegy 40 000 taggal rendelkező országos szervezet. Tagja a Cserkészlány Világszövetségnek, amely a legnagyobb, lányokat és fiatal nőket megcélzó önkéntes mozgalom. A cserkészlány-szervezet nem-formális tanítás keretein belül segíti és ösztönzi a lányokat és a fiatal nőket a tehetségük kibontakoztatására.

Országos szervezetként a Girl Scouts of Japan kihívásokkal küszködött a tagok közti egyértelmű kommunikáció terén. A számtalan csoport és a különböző életkorú tagok miatt hatékony és biztonságos rendszerre volt szükségük, amely képes volt biztosítani a csoportok tevékenységeinek összehangolását, valamint a kiskorúak személyes adatainak biztonságos tárolását. A helyi tanácsok ernyőszervezeteként az aktáik személyes adatokat tartalmaznak az egyes csapatokban és tanácsokban tevékenykedő lányokról és fiatal nőkről, valamint az őket vezető felnőttekről. Mivel az ország egész területén megtalálhatók, fontos a tevékenységek figyelése és a hatékonyságuk kiértékelése. A csapatparancsnokok és a helyi tanácsok jelentéseket küldenek a Girl Scouts of Japan szervezetnek a résztvevők számáról, az események gyakoriságáról és más fontos mutatókról, így biztosítva a szervezetük lehető leghatékonyabb működését. Korlátozott erőforrásaik miatt olyan megoldásra volt szükségük, amelyet könnyen meg tudtak valósítani az ország különböző pontjain megtalálható helyi tanácsoknál.

Történet

Az újdonságok félelem nélküli kipróbálására bátorító „cserkészlány-szellemiség” jegyében a Girl Scouts of Japan integrálta a Google Nonprofit Szervezeteknek szolgáltatás termékcsomagját, hogy hatékonyabbá tegye számos helyi tanácsa és csoportja működését. Először a Google Workspace használatát vezették be, összhangba hozva a helyi tanácsok üzleti műveleteit. Űrlapokat ágyaztak be a webhelyükön, így a Google Űrlapok segítségével e-tanulási programokat tudnak kínálni a cserkészlányoknak. Az e-tanulási program révén több tag ismerkedhetett meg a lánycserkészet alapelveivel és a csapatparancsnoki tisztséghez szükséges készségekkel. A Girl Scouts of Japan megreformálta a lánycserkészek több mint száz éve működő programját, és a Google Űrlapokon létrehozott kvízjátékokkal segíti a lányokat és fiatal nőket a kívánt tudás és készségek megszerzésében, míg a helyi tanácsok országszerte jelvényeket osztanak.

A Girl Scouts of Japan alkalmazottai eltérő műszaki ismeretekkel rendelkeznek, de a Google Űrlapok, a Google Táblázatok és más hasonló termékek segítségével könnyen meg tudják osztani egymással az információkat, valamint egyszerűen, kézi bevitel nélkül képesek az adatok összegzésére. Mivel a helyi tanácsok ernyőszervezeteként működnek, a Google Workspace lehetővé teszi számukra, hogy az egyes helyi fiókszervezetek csak azokkal a felhasználókkal osszák meg a dokumentumokat, akiknek tényleg hozzájuk kell férniük, így javul az adatbiztonság. A fájloknak a helyi tanácsokkal való megosztása révén minden csapat tájékoztatást tud adni a bevált módszerekről, valamint a csapatépítő és más tevékenységekről, ami szintén segíti a munkájukat. A Google által a Gmailben biztosított adatvédelmi beállításoknak köszönhetően mérséklődtek a spammel, a rosszindulatú programokkal és más biztonsági problémákkal kapcsolatos aggályaik is. A Google Webhelyek szolgáltatás alkalmazásával az egyes helyi tanácsok és a tagok hozzáférhetnek a releváns információkhoz – például a csapatparancsnokok képzéseihez és a kézikönyvekhez. Ez lehetővé teszi az információk valós idejű frissítését és gyors elterjesztését a Girl Scouts of Japan által támogatott helyi tanácsok és tagok között.

Nem csak a Google Nonprofit Szervezeteknek termékei segítettek a belső üzleti folyamatok fejlesztésében. A Girl Scouts Japan a közelmúltban a külső eléréshez és kommunikációhoz is felhasználta a Google Nonprofit Szervezeteknek szolgáltatást. Az Ad Grants és a YouTube segítségével szorgalmasan növelik online jelenlétüket, hogy új tagokat toborozzanak, és hogy megosszák a fantasztikus munkájukkal és az egyes helyeken megrendezett eseményekkel kapcsolatos információkat. YouTube-videóik bemutatják a csapatépítő rendezvényeken, közös énekléseken és helyi nyári táborokban a lányok és fiatal nők ösztönzésére tett erőfeszítéseiket.

Az információk megosztásához és az eseményeiken részt vevő emberek számának növeléséhez a Google Térképet veszik igénybe, így a lánycserkészet iránt érdeklődő nem tagok könnyen megtalálják a Japánban szervezett eseményeket. Az Earth Szolidaritás program révén rendelkezésre álló Google Térkép API-kat is felhasználják arra, hogy az általuk elért hatásról globális képet mutathassanak meglévő tagjaiknak és a potenciális új tagoknak. A Google Térkép API-k és a YouTube segítségével létrehoztak egy virtuális túrát, amely a világ különböző pontjain megtalálható Girl Scout-létesítmények közül mutat be ötöt. Ez erősíti a globális nézőpontot, a tagok pedig az egész világra kiterjedő, nagy közösség részének érezhetik magukat.

A Google Nonprofit Szervezeteknek eszközei nemcsak a Girl Scouts of Japan programjainak hatékony megszervezésében segítenek, hanem abban is, hogy a szervezet által végzett munka vizuális bemutatásával ösztönözzék és bátorítsák a lányokat és fiatal nőket.

Rumiko Meguro, GSJ központi iroda, PR és adománygyűjtő csapat

Hatás

Az egész országra kiterjedő szervezet lévén a skálázási erőfeszítések létfontosságúak a sikerhez. E-tanulási programjuk – melynek tartalmát egy Google-űrlapon határozzák meg – több mint 7000 tag képzését tette lehetővé különféle területeken a lánycserkészettel kapcsolatos tudnivalóktól az életvezetési ismeretekig. Pénzügyi szempontból a Google Workspace olyan hatékonyabb biztonsági rendszerek használatát tette lehetővé, amelyeket könnyedén meg lehet valósítani több helyre kiterjedően is.

A Google Workspace használata jelentős mértékben növelte a működési hatékonyságukat. Korábban az alkalmazottaknak csak egy része vett igénybe Google-termékeket, és a Google Workspace használata még nem volt bevezetve a teljes szervezetben. Több e-mail-fiókot is fent kellett tartaniuk, ami biztonsági kockázatot jelenthet. Mióta a szervezet átállt a Google Workspace használatára, a tagok csak egy fiókot használnak a működtetési feladatok végrehajtására, és ehhez a fiókhoz bárhonnan hozzáférnek – így megszűnik annak kockázata, hogy az adott alkalmazott dokumentumai elvesznek, ha elhagyja a szervezetet. A Google Workspace lehetővé teszi a felhasználók cégen belül történő kezelését, így gyorsan és hatékonyan végre lehet hajtani a személyzetben bekövetkezett változások aktualizálását. Ezt megelőzően a szervezet informatikai és kommunikációs rendszeréért felelős tagnak egy táblázatban kellett jeleznie a fiókmódosítási kérelmeket (például új tagok hozzáadását vagy nyugdíjba vonult alkalmazott fiókjának törlését) a külső szolgáltatónak. Most már megtehetik, hogy kevesebb időt fordítanak a szervezet legalapvetőbb feladatainak ellátására, és több időt szánnak a szervezet bővítésére, hogy több lányt és fiatal nőt érjenek el, és folytathassák programjukat.

A Google Nonprofit Szervezeteknek eszközei emellett nagyobb láthatóságot biztosítottak a szervezetnek, valamint a lányok és a fiatal nők támogatására és nevelésére irányuló erőfeszítéseknek. Az események korábban a webhelyük egyik oldalán voltak felsorolva, és a résztvevőknek végig kellett kattintgatniuk ezen a több tucat eseményt tartalmazó hosszú listán. A Google Térképnek köszönhetően beágyaztak egy térképet a webhelyükön, amelyen valós időben frissítik az eseményeket. Az események az év hónapja vagy téma (pl. „Lánycserkészek világnapja”) szerint vannak színkódolva, így a lánycserkészet iránt érdeklődő emberek gyorsan megtalálják a helyi eseményeket. Az események és helyük Google Térképen való feltüntetésével növelték az eseményeken részt vevők számát, az eseményekkel kapcsolatos adatok esetében pedig akár 18 000 megtekintést is regisztráltak. A potenciális tagoknak már nem kell keresgélniük, hogy megtalálják a hozzájuk legközelebbi találkozót – egyszerűen csak megnyitják a térképet, és máris láthatják, hol kerülhetnek kapcsolatba egymással.

A Girl Scouts of Japan sikeres működéséhez nélkülözhetetlen az általa végzett fontos munka bemutatása, valamint a lányokra és fiatal nőkre gyakorolt hatásának vizualizálása. Az Ad Grants javította az online jelenlétüket: mindössze két hónap alatt 500%-os növekedést okozott a látogatók számában, így a webhely havi látogatóinak száma meghaladja a háromezret. Globális kampányaikhoz – ilyen volt például a „Stop the Violence”, azaz az „Állítsuk meg az erőszakot” kampány – olyan hirdetéseket hoztak létre, amelyek a nemi egyenlőség megvalósítását és az erőszak elleni védelmet szorgalmazták. Ez növelte Japánban a kampányok ismertségét és a sajtóvisszhangot. YouTube-csatornájukon megtalálható egy olyan lejátszási lista, melynek videóiban cserkészlányok adják elő a Kurt Schneider által írt „I'll think of you” című tapsolós dalt csapatépítő eseményeken. Számos helyi tanács és csapat küldött be videót – eddig összesen 43 hozzájárulás érkezett. A videók célja, hogy bemutassák, miket szoktak csinálni a lánycserkészek, valamint hogy a potenciális új tagokat a webhelyre vonzzák kártyák és kommentárok segítségével. Egyes videók nézettsége a 20 000 megtekintést is elérte, így a YouTube fontos szerephez jutott a lányok és fiatal nők támogatása és bátorítása érdekében végzett munkájuk bemutatásában.

A Girl Scouts of Japan több tucat programot kínál – a WAGGGS (Cserkészlány Világszövetség) és DOVE közös fejlesztésű önbizalom-növelési programjaitól a nők elleni erőszak megszüntetéséért küzdő „Stop the Violence” (Állítsuk meg az erőszakot) kampányon át különböző táborokig és eseményekig szerte az országban. A Google Nonprofit Szervezeteknek eszközei nemcsak a programok hatékony megszervezésében segítenek, hanem abban is, hogy a szervezet által végzett munka vizuális bemutatásával ösztönözzék és bátorítsák a lányokat és fiatal nőket.